Relacionar-se com a imprensa na prática não costuma ser uma tarefa simples. O grau de complexidade aumenta quando esta relação é executada sem nenhuma experiência. Para evitar possíveis crises, recorre-se a um processo de formação de porta-vozes, de modo a aperfeiçoar o relacionamento com jornalistas, que é também conhecido por media training.

Existem factores como o nervosismo, a falta de convicção, ou até falar mais do que deveria, entre outros casos, que podem comprometer a reputação e trazer resultados negativos para o negócio.

Mas como avaliar a necessidade de formação do porta-voz na empresa ou instituição?

1. Falta de controlo nas entrevistas

Quando existe falta de preparo dos porta-vozes, este fica evidente durante a entrevista. O que muitos não sabem é que independentemente do entrevistador que estiver a conduzir as perguntas, o controlo está no entrevistado. É preciso notar que é na clareza das respostas que está a habilidade essencial que permite guiar a conversa na direção que o porta-voz quiser, e esta deve ser treinada para que se torne efetiva.

2. Dificuldade em lidar com as perguntas da imprensa

É perigoso ficar encurralado por perguntas delicadas e incisivas que são feitas muitas vezes pelos repórteres, principalmente em momentos de crise. A capacitação adequada prepara o interlocutor para que ele tenha mais confiança ao responder às questões desafiadoras.

Será deste modo que irá contornar o acontecimento crítico da melhor forma possível, mantendo o controlo do cenário e evitando desastres que potencialmente poderiam afetar a imagem da empresa ou instituição.

3. Frases tiradas do contexto

Um profissional que esteja despreparado para uma entrevista, corre um sério risco de ter a sua mensagem tirada do contexto. Tal pode acontecer devido à falta de preparo aquando da elaboração do discurso utilizando as mensagens estratégicas. As mensagens estratégicas relacionam-se à identidade e à imagem que a empresa ou instituição quer promover para o seu público, mas também podem referir-se a alguns projetos específicos.

4. Problemas em transmitir a mensagem

Muitas vezes, mesmo que haja domínio do assunto, não saber transmitir esta informação ao público pode gerar problemas para a empresa ou instituição.

Em alguns canais de imprensa, o foco das pessoas não é apenas em ouvir o que o porta-voz tem a dizer, mas também em analisar a sua postura. O media training permite ao porta-voz aprender como articular as suas palavras, bem como que tom de voz e linguagem corporal utilizar no momento da entrevista, garantindo força e credibilidade às suas mensagens.

5. Falta das mensagens-chave

As mensagens devem ser originais, curtas, focadas na audiência e nos benefícios dos produtos ou serviços anunciados. A linguagem também deve ser adequada ao público-alvo para que se atinja as expectativas da empresa ou instituição. Com a capacitação adequada, o porta-voz vai estar apto a elaborar uma mensagem que transmita convicção ao público e que possibilite resultados positivos para a empresa ou instituição.

Em resumo, para empresas ou instituições, contar com um bom porta-voz garante a transmissão de clareza e objetividade durante as entrevistas. Relacionar-se a com a imprensa é essencial para aumentar a visibilidade na imprensa e fortalecer a imagem da empresa ou instituição. Porém, é necessário estar extremamente preparado para lidar com jornalistas e tornar a relação produtivida para ambas as partes.