1. Valorize e procure a contribuição das partes interessadas
A forma como as partes interessadas (todos os que impactam e são impactados pela organização) recebem e interpretam a sua comunicação determina a sua eficácia. Valorize a perspectiva deles e implemente estratégias que avaliem a eficácia da sua comunicação.
2. Comunicar em excesso
Não importa o quão extensas sejam as suas estratégias de comunicação, acredite, a sua organização raramente acreditará que elas sejam suficientes. Quando não tiver a certeza se os seus colegas precisam de certas informações, compartilhe-as. Se for errar, erre por excesso de comunicação.
3. Use todas as suas ferramentas de comunicação
O e-mail não pode ser a única estratégia de comunicação eficaz para todas as partes interessadas. Considere todas as plataformas de mensagens disponíveis. E-mail, reuniões individuais, reuniões de equipa, texto, telefone, memorando entre escritórios, etc. Avalie que estratégia alcançará o melhor resultado antes de usar o e-mail como padrão.
4. Procure constantemente criar confiança
A percepção da comunicação de um colaborador será influenciada pela sua confiança na liderança. Se alguém perdeu a confiança em si, ou nunca a teve, é improvável que os seus colegas se esforcem para receber a sua comunicação conforme o esperado. O ditado “entra por um ouvido e sai pelo outro” é verdadeiro quando a confiança não existe. Estabeleça confiança e melhore automaticamente a comunicação.
5. Seja autêntico
As pessoas querem receber comunicação de outras pessoas. De pessoas reais. Não de alguém que constantemente escreve ou fala muito formalmente para a ocasião. Não de organizações ou entidades que não são humanas, por isso seja você mesmo na comunicação.
6. Invista na comunicação
Cada pessoa na organização deve ser um comunicador eficaz. Nem todos serão necessariamente um porta-voz treinado, mas cada pessoa deve ser capaz de implementar estratégias para uma comunicação eficaz com os colegas. As organizações devem implementar o desenvolvimento profissional para todos os colaboradores, incluindo a liderança, para melhorar as habilidades de comunicação.
7. Conheça o seu público
Adapte as estratégias de comunicação e mensagens para cada público específico. Não envie mensagens para as partes interessadas externas da mesma forma que envia para as partes interessadas internas. Ouça as partes interessadas e esforce-se para atender às suas necessidades.
8. Clareza
Certifique-se de que a mensagem é percebida na forma a que se destina. Para mensagens importantes, pode ser aconselhável que um grupo de interessados revejam a sua mensagem antes de enviá-la. Alternativamente, pode também trocar ideias com um colega de confiança para obter feedback antes de se comunicar com a equipa maior. Após enviar uma mensagem, esforce-se para garantir que as pessoas a percebam e entendam como pretendido.
Acredite:
Estas oito estratégias, embora simples, farão uma enorme diferença para aumentar a eficácia da comunicação interna. Além disso, resultarão numa maior confiança dos colegas nas suas capacidades de liderança.
Pode parecer fácil. Mas não é.
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