O período da pandemia causado pela COVID-19, evidenciou ainda mais o uso das tecnologias como estratégia para otimizar os processos das empresas. As reuniões remotas, por exemplo, já são uma tendência de um mercado cada vez mais global, que não se prende a uma localização geográfica para a formação de redes.

Neste artigo, vamos mostrar como é possível aproveitar as plataformas digitais, melhorando a comunicação durante a crise do coronavírus e também após este período. Mas, para ter sucesso com elas, é fundamental ter os recursos certos à mão. Veja como melhorar as suas conferências e aproveite os encontros para motivar e engajar a sua equipa.

Crie um esquema para a reunião

Antes de a reunião acontecer, é preciso ter um plano adequado para entender o objetivo, os tempos e as dinâmicas que podem promover o melhor momento. É fundamental definir uma pauta para orientar a reunião e ter clareza sobre quais serão os convidados da conferência. Além disso, nem sempre todos presentes estarão no mesmo fuso horário, o ideal é marcar a reunião num período que seja adequado para todos.

A escolha da plataforma também é muito importante. Caso a empresa já tenha uma ferramenta contratada, é interessante usá-la, até mesmo pela familiaridade. Caso contrário, vale a pena pesquisar e testar as opções para encontrar a que melhor possa atender. Algumas plataformas para reuniões remotas são as seguintes:

• Zoom — ainda mais famosa durante a COVID-19, a plataforma com interface simples e completa no sentido de recursos oferece uma versão gratuita com algumas limitações, como a duração e quantidade de participantes;
• Google Meet — oferecida pelo Google, a ferramenta é semelhante ao Zoom, apresentando funcionalidades fundamentais para a condução de uma reunião;
• Skype — famoso por oferecer o recurso de videochamadas, também permite a realização de videoconferência com até 50 pessoas gratuitamente;
• Whereby — simples de mexer, a plataforma oferece as funções básicas de uma reunião, como o compartilhamento de tela e as opções para deixar o microfone ou a câmara inativos.

Crie regras bem definidas para as reuniões remotas

Uma das grandes tendências de comunicação interna, as reuniões remotas não são familiares para todo mundo. A definição de regras pode ajudar a que o encontro tenha maior proveito para todos da melhor forma possível. Para tal, é preciso destacar pontos em comum nas reuniões, como:

• Silenciar o microfone quando não estiver a falar;
• deixar um recado no chat quando precisar ausentar-se no meio da conferência;
• evitar distrações, como o acesso a outras telas ou o uso do celular durante a reunião;
• acompanhar a agenda e gerir os tempos para atender à duração estipulada para o encontro;
• respeitar o momento de fala de todos os participantes.

Faça um check-in antes do início do encontro

Em reuniões presenciais, existem vários aspectos que podem ser observados por um rápido instante, como a aparência da pessoa, a forma como ela se movimenta e o seu timbre de voz. Nas vídeo-conferências, nem sempre é tão simples perceber como cada um está. Então, o ideal é iniciar as reuniões por um check-in, uma rápida conversa para entender como cada um se sente e as suas expectativas. Esta ação não precisa de ser longa. Ela contribui para ter uma visão sobre a saúde mental dos colaboradores, além de demonstrar a preocupação da empresa e das lideranças com o bem-estar individual e coletivo.

Fuja de distrações durante a conferência

Programe-se para a reunião. Pense no que precisa ser evitado para não que não se distraia, assim como aos demais participantes. Um ambiente ruidoso ou mesmo a interferência de outros eventos em frente à câmara podem tirar o foco e cortar as linhas de raciocínio. Então, escolha um cômodo mais calmo da casa, deixe o telefone no silencioso e, se possível, garanta que os animais de estimação e as pessoas não entrem.

Contudo, algumas interrupções podem acontecer de maneira imprevisível durante a reunião. Caso algum colaborador traga alguma situação neste sentido, tenha paciência e procure voltar ao assunto de maneira educada. Afinal, a compreensão de que cada pessoa pode estar a passar por uma situação diferente no outro lado do computador estimula a colaboração e ajuda a manter a motivação da equipa.

Incentive interações e feedbacks durante a chamada

Nem todos ficam à vontade em frente a uma câmara. Existem pessoas que as tornam uma palestra, que a sua obrigação é apenas a de assistir ao que está a ser dito. Para mudar esta visão, estimule a fala de todos e mostre abertura para receber outras opiniões. Além de incentivar a produtividade, a comunicação ajuda a alinhar o trabalho e seguir rumo às metas estabelecidas. Nas conferências, o retorno também é importante. Para tal, crie o hábito de dar um retorno coletivo e, sempre que possível, individual sobre os trabalhos.